Süreç yönetimi; Üniversitenin bünyesinde yürütülen tüm faaliyetlerin süreç yaklaşımıyla tanımlanması izlenmesi, analiz edilmesi ve gerekli iyileştirmelerin yapılmasını içeren faaliyetlerdir. Süreç yönetiminin amacı; İbn Haldun Üniversitesi’nin vizyonunu, politikalarını ve stratejilerini yaşama geçirmeküzere kurumun süreç odaklı olarak yönetilmesidir.
Süreç Yönetimi Faaliyetleri
Süreç yönetimi aşağıdaki faaliyetlerden oluşur:
1. Süreçlerin belirlenmesi ve tanımlanması kapsamında;
1.1. Üniversite bünyesinde yürütülen süreçler tanımlanır veya daha önce tanımlanmış olan süreçler
güncellenir.
1.2. Süreçler kendi içerisinde ana süreç, süreç ve alt süreç olarak sınıflandırılır.
1.3. İlgili paydaşlarla bir araya gelinerek, süreç sorumluları ve uygulayıcıları, girdileri ve çıktıları,
müşterileri ve tedarikçileri, faaliyetleri ve performans göstergeleri belirlenerek süreçler tanımlanır ve süreç akışları oluşturulur.
1.4. Süreç performans göstergelerine ait hedef değerler belirlenir.
2. Süreçlerin analiz edilmesi kapsamında;
2.1. Süreç performansları değerlendirilir ve analiz edilir.
2.2. İyileştirilmesi gereken süreçler belirlenir.
2.3. İç ve dış değerlendirmeler sonuncunda alınan geri bildirim raporlarını dikkate alarak iyileştirilme
ihtiyacı olan alanlar, uygulamalar ve süreçler belirlenir.
3. Süreçlerin iyileştirilmesi kapsamında;
3.1. Eğer kademeli iyileştirme gerçekleştirilecekse; iyileştirme ekibi kurularak iyileştirmeye açık alanlar analiz edilir, iyileştirme planı oluşturulur ve uygulanır.
3.2. Eğer sıçramalı iyileştirme gerçekleştirilecekse; değişim ekibi kurularak değişim planı yapılır ve uygulanır.
4. Süreçlerin yeniden düzenlenmesi kapsamında; sürekli iyileştirmeler uygulanır, ihtiyaç durumunda yeni
süreçler eklenir.
5. Süreçler düzenli olarak gözden geçirilir, güncelliği sağlanır.
Süreçler yönetilirken süreç sorumluları aşağıdaki faaliyetlerin gerçekleştirilmesinden sorumludurlar:
a) Süreçlerle ilgili gerekli belgelerin belirlenen yöntemlere uygun olarak hazırlanması ve ana süreç sorumlusunun onayına sunulması,
b) Süreç performanslarının ölçümü için gerekli verilerin tespiti,
c) Stratejik plan ve süreç performans değerleri, iç ve dış değerlendirme sonuçları, memnuniyet anketi sonuçları, öneri ve şikayetler dikkate alınarak süreç iyileştirme ihtiyaçlarının belirlenmesi,
d) Süreç iyileştirme eylem planlarının ve ekiplerinin oluşturulması,
e) Süreçlerin iyileştirilmesi ve iyileştirme sonuçlarının izleme ve raporlama süreçlerine dahil edilmesinin sağlanması,
f) Süreçlerdeki değişim ihtiyacının ya da yeni süreç uygulamalarının tespiti,
g) Standart yöntemlerin ve süreçlerdeki güncellemelerin ilgili paydaşlara duyurulması